Van Excel naar een eigen systeem: wanneer is het moment?

Excel krijgt onterecht een slechte naam. Het is snel, iedereen kan ermee overweg, en het past zich aan zonder dat je iemand hoeft te bellen. Voor een bedrijf dat nog aan het uitvinden is hoe het werkt, is een spreadsheet vaak de verstandigste keuze die er is. Het probleem begint pas als het bedrijf iets weet wat de spreadsheet niet weet.

Signaal 1: er is één bestand dat niemand meer durft aan te raken

Elk gegroeid bedrijf heeft er één. De calculatiesheet, de planning, het overzicht waar de tarieven in zitten — met formules die iemand vijf jaar geleden heeft gebouwd en die sindsdien alleen zijn aangevuld. Het werkt, maar niemand weet meer precies waarom, en per ongeluk een rij verwijderen heeft gevolgen die je pas twee weken later ziet.

Dat is geen ongemak, dat is een risico dat je bedrijf draagt zonder het ergens te hebben opgeschreven. Zodra de omzet voor een deel van dat bestand afhangt, is het tijd.

Signaal 2: twee mensen kunnen er niet tegelijk in

Gedeelde bestanden in de cloud hebben dit deels opgelost, maar niet echt. Er ontstaan nog steeds kopieën, versies met een datum in de bestandsnaam, en het klassieke moment waarop iemand een half uur werk verliest omdat iemand anders opsloeg. Hoe meer mensen tegelijk met hetzelfde bezig zijn, hoe duurder dat wordt.

Signaal 3: dezelfde gegevens staan op vier plekken

Een klant staat in de mailbox, in een spreadsheet en in de facturatie. Verandert er een adres, dan verander je het idealiter overal, en in de praktijk op twee van de drie. Corrigeren doe je vervolgens net zo vaak. Dit is het duidelijkste signaal, en tegelijk het signaal dat mensen het langst negeren omdat elke losse correctie maar een minuutje kost.

Signaal 4: het werk zit in de hoofden

Als één iemand ziek is, staat een proces stil — omdat alleen die persoon weet hoe de sheet werkt, wie er gebeld moet worden of in welke volgorde het gaat. Zolang het bedrijf klein is, is dat efficiënt. Zodra je iemand wilt aannemen of iemand vertrekt, is het een probleem dat je in weken inwerktijd betaalt.

Signaal 5: je stuurt op cijfers van vorige maand

In een spreadsheet weet je pas iets als iemand hem heeft bijgewerkt. Welke opdracht winstgevend was, welke klant achterloopt, welk project uit de bocht vliegt: dat weet je achteraf. Bij één project per maand is dat prima. Bij tien tegelijk stuur je een bedrijf op cijfers die niet meer kloppen.

Wat een verstandige eerste stap is

Niet: alles tegelijk vervangen. Dat is de fout die trajecten laat ontsporen — het wordt groot, het duurt lang, en ondertussen werkt niemand anders. Wel: één proces eruit halen, dat waar de meeste tijd of het meeste geld weglekt, en dat goed doen. De rest blijft voorlopig gewoon in Excel staan, en dat is prima.

In de praktijk is dat bijna altijd het proces waar geld in zit. Bij een installatiebedrijf de werkbon, omdat daar meerwerk ongefactureerd blijft. Bij een dienstverlener de urenregistratie, omdat vrijdagmiddag-uren structureel te laag zijn. Bij een groothandel de orderstroom, omdat elke fout daar een retour kost.

Twee dingen om vooraf te regelen. Ten eerste: je bestaande gegevens moeten mee, en dat is vaker werk dan mensen denken — een sheet van tien jaar oud zit vol uitzonderingen die iemand moet uitzoeken. Ten tweede: laat het in fases bouwen met een vaste prijs per fase, zodat je kunt stoppen als het tegenvalt. Hoe wij dat doen staat op de werkwijzepagina, en wat het kost op de kostenpagina.

En als het nog niet zover is?

Dan is dat een prima uitkomst. Herken je hooguit één van de vijf signalen, dan levert een eigen systeem je waarschijnlijk minder op dan het kost, en zeggen we dat ook gewoon in het gesprek. Excel is geen tussenoplossing waar je zo snel mogelijk vanaf moet — het is een prima gereedschap tot het moment dat het je meer kost dan het oplevert.

Is dat moment er wel, dan lees je op de pagina over maatwerksystemen hoe zo'n systeem eruitziet, en op de branchepagina's wat dat per soort bedrijf betekent.