Software voor zakelijke dienstverleners.
Projecten, uren, facturatie en een plek waar klanten hun dossier zien. Voor bureaus en adviespraktijken die uit hun spreadsheets gegroeid zijn.
Waar het meestal misgaat.
Uren schrijven gebeurt op vrijdagmiddag, uit het hoofd
Iedereen weet dat het niet klopt. Je factureert te weinig omdat niemand zich herinnert wat dinsdag precies gekost heeft, en je weet niet welk project echt rendeert.
Elk project heeft zijn eigen mappenstructuur
Waar een document staat, hangt af van wie het project deed. Iemand vervangen of een collega laten meekijken kost daardoor onnodig veel uitleg.
De facturatieronde kost twee dagen per maand
Uren verzamelen, controleren, uitzonderingen navragen, facturen maken. Elke maand opnieuw, en elke maand hetzelfde werk voor dezelfde klanten.
Wat we ervoor in de plaats bouwen.
Urenregistratie die niet tegenwerkt
Vastleggen op het moment zelf, met een paar klikken en op de telefoon net zo goed. Hoe kleiner de drempel, hoe beter de cijfers waarop je stuurt.
Projecten met budget en voortgang
Wat is afgesproken, wat is besteed, wat staat er nog open. Zichtbaar voor wie het project doet, niet alleen voor wie de administratie doet.
Facturatie in één ronde
Van goedgekeurde uren en vaste bedragen naar concept-facturen in één handeling. Jij controleert; het samenstellen doet het systeem.
Klantportaal of dossier
Een plek waar je klant zijn stukken, voortgang en facturen ziet. Scheelt heen-en-weer-mail en het staat een stuk professioneler dan een bijlage in een mailtje.
Hoe zo'n traject er in deze branche uitziet.
Bureaus en adviespraktijken groeien meestal op spreadsheets, en dat gaat verrassend lang goed. Het moment waarop het misgaat is bijna altijd hetzelfde: het bedrijf wordt groot genoeg dat niet iedereen meer weet waar alles staat, maar te klein om iemand aan te nemen die dat bijhoudt. Vanaf dat punt kost elke maand een paar dagen aan werk dat niets oplevert.
De verleiding is dan om een pakket te nemen dat alles belooft. Het probleem daarmee is niet de functionaliteit maar de prijs per gebruiker: precies in deze branche groeit je team, en een abonnement per persoon groeit vrolijk mee zonder dat het meer voor je doet. Een eigen systeem is een investering vooraf in plaats van een rekening die met je personeelsbestand meestijgt.
In de praktijk begint zo'n traject bijna altijd bij uren en facturatie, omdat daar het meeste geld en de meeste irritatie zit. Zodra dat staat, is het projectoverzicht een kleine stap, want de gegevens zitten er al in. Een klantportaal is meestal fase drie: mooi om te hebben, maar niet waar de pijn zit.
Wat het kost staat op de kostenpagina, en hoe een traject loopt lees je bij onze werkwijze.
Vragen die we vaker krijgen.
Wij werken met vaste prijzen, niet met uren. Werkt dit dan?
Juist dan is inzicht in bestede tijd waardevol, want bij een vaste prijs bepaalt die tijd je marge. We bouwen registratie die niet gaat over factureren maar over weten wat een opdracht kost.
Kunnen we het koppelen aan onze boekhouding?
Ja, dat is bij dienstverleners bijna altijd onderdeel van de eerste fase. Facturen die je in twee systemen moet bijhouden zijn erger dan geen systeem.
Hoe zit het met vertrouwelijke klantgegevens?
Alles draait op Europese servers, met toegang per rol zodat niet iedereen alles ziet. Werk je in een sector met eigen eisen — een beroepsgeheim, een certificering — zeg dat vooraf, dan bouwen we ernaar.
Wat er hoe dan ook geldt.
Software laten bouwen voelt riskant omdat je vooraf betaalt voor iets dat je nog niet kunt zien. Deze zes afspraken staan los van wat we afspreken over de inhoud.
Vaste prijs per fase
Je kent het bedrag voordat een fase begint. Loopt het uit, dan is dat ons probleem en niet je factuur.
De code is van jou
Bij oplevering krijg je de volledige broncode en de toegang tot alles waar het op draait. Geen licentie, geen constructie waarin je vastzit.
Na elke fase kun je stoppen
Je zegt nooit ja tegen een half jaar in één keer. Wat er staat blijft werken, ook als je verdergaat met iemand anders.
Je gegevens gaan mee
Stop je ermee, dan krijg je je data in een gewoon leesbaar bestand. Geen afkoopsom, en er blijft niets achter.
Geen prijs per medewerker
Onderhoud gaat in staffels naar bedrijfsgrootte, niet per account. Binnen je staffel kost een medewerker erbij je niets extra.
Onderhoud per maand opzegbaar
Een vast bedrag per maand voor hosting, back-ups en kleine wijzigingen. Geen jaarcontract, geen opzegtermijn van een kwartaal.
Vertel eens waar het misgaat.
Een uur bellen kost je niets en levert in het slechtste geval een eerlijk advies op om het vooral niet te doen.
Liever direct mailen? Dat kan op info@cloudease.nl.