Aanvragen, offertes, personeelsplanning en facturatie voor bedrijven die op locatie werken. Eén systeem in plaats van een mailbox, een groepsapp en drie spreadsheets die elkaar tegenspreken.
Een aanvraag komt binnen per mail, telefoon of formulier, en telkens moet iemand dezelfde vragen stellen: hoeveel gasten, welke locatie, welke tijden. De helft van het offertewerk is het opnieuw uitvragen van dingen die de klant al een keer heeft verteld.
Wie er zaterdag staat, staat in een appgroep en in het hoofd van één planner. Valt er iemand uit, dan is het schuiven met berichten en weet niemand meer wat de laatste versie is — ook de mensen op de vloer niet.
Pas weken na het evenement blijkt wat het echt heeft gekost. De uren komen los binnen, de inkoop staat ergens anders, en of die opdracht winstgevend was weet je als de factuur al de deur uit is.
Het aanvraagformulier op je site haalt meteen de gegevens op die je nodig hebt om te kunnen rekenen. Uit die aanvraag rolt een offerte met jouw tarieven, zonder overtypen.
Diensten koppelen aan evenementen, medewerkers inplannen op beschikbaarheid, en een overzicht dat op een telefoon leesbaar is. Wijzigingen zijn meteen bij iedereen bekend.
Medewerkers geven hun uren door op de plek waar ze staan, niet drie dagen later op een briefje. Dat is meteen de basis voor de factuur en voor wat het evenement werkelijk kostte.
Van gewerkte uren en inkoop naar een factuur, en daarnaast wat er onderaan de streep overbleef. Per evenement, niet per kwartaal.
Hospitality is een van de weinige branches waar bijna al het werk buiten kantoor gebeurt en bijna alle administratie erbinnen. Dat gat is precies waar tijd verdwijnt: iemand op locatie weet iets, iemand op kantoor moet het weten, en daartussen zit een appje, een mail of een gesprek dat niemand vastlegt. Software lost dat niet op door er een systeem overheen te leggen dat nog meer invulwerk vraagt — het lost het op door de plek waar iets gebeurt en de plek waar het geregistreerd wordt dezelfde te maken.
In de praktijk begint dat bijna nooit bij het complete pakket. Het begint bij het onderdeel waar het het hardst pijn doet, en dat verschilt per bedrijf. Bij een cateraar is dat meestal de offerte: veel aanvragen, veel variabelen, en elke offerte een half uur handwerk. Bij een bedieningsbureau is het de planning, omdat je met tientallen flexkrachten werkt die per weekend wisselen. Bij een eventbureau is het de nacalculatie, omdat de marge per project zo verschilt dat een gemiddelde je niets vertelt.
Wat er in alle gevallen niet moet gebeuren, is een pakket kopen dat per medewerker rekent. Juist in deze branche werk je met veel mensen voor weinig uren, en dan is een prijs per account de duurst denkbare vorm. Onderhoud bij ons gaat in staffels naar bedrijfsgrootte, dus een extra flexkracht in het systeem kost je niets.
Wat het kost staat op de kostenpagina, en hoe een traject loopt lees je bij onze werkwijze.
Service in Style verzorgt bediening, bar en catering op bruiloften, bedrijfsfeesten en recepties. Het werk verkoopt zichzelf in gesprekken, maar online was er niets waar iemand naar kon doorverwijzen. We bouwden een site die het aanbod uit elkaar trekt — diensten, soorten evenementen, hygiëne en certificeringen — en die eindigt waar het om gaat: een offerteaanvraag die meteen de juiste gegevens ophaalt.
Bekijk de site
CineWiz Productions brengt Jubin Nautiyal in december 2026 naar Leicester en de OVO Arena Wembley. De ticketverkoop ging open en er was geen plek waar bezoekers de data, de zalen en de officiële verkooppunten bij elkaar zagen staan — met bij dit soort shows het risico dat mensen bij doorverkopers uitkomen met kaarten die aan de deur worden geweigerd. We bouwden een landingspagina die per show de tijden, de zaal en de officiële partners naast elkaar zet, met reisinformatie en een agendaknop erbij, in het Engels en het Nederlands.
Van eerste gesprek tot live in vijf dagen: de pagina moest staan op het moment dat de kaartverkoop openging.
Bekijk de site
Ja. Alles wat op de vloer gebeurt — uren doorgeven, je planning zien, een bijzonderheid melden — bouwen we zo dat het op een telefoon werkt zonder dat er een app geïnstalleerd hoeft te worden.
Meestal wel. De gangbare boekhoudpakketten hebben een koppeling waar we facturen naartoe kunnen sturen. Of dat kan, checken we voordat we een prijs noemen, niet erna.
Nee. Onderhoud gaat in staffels naar bedrijfsgrootte, niet per account. Honderd flexkrachten in het systeem zetten kost je niets extra.
Software laten bouwen voelt riskant omdat je vooraf betaalt voor iets dat je nog niet kunt zien. Deze zes afspraken staan los van wat we afspreken over de inhoud.
Je kent het bedrag voordat een fase begint. Loopt het uit, dan is dat ons probleem en niet je factuur.
Bij oplevering krijg je de volledige broncode en de toegang tot alles waar het op draait. Geen licentie, geen constructie waarin je vastzit.
Je zegt nooit ja tegen een half jaar in één keer. Wat er staat blijft werken, ook als je verdergaat met iemand anders.
Stop je ermee, dan krijg je je data in een gewoon leesbaar bestand. Geen afkoopsom, en er blijft niets achter.
Onderhoud gaat in staffels naar bedrijfsgrootte, niet per account. Binnen je staffel kost een medewerker erbij je niets extra.
Een vast bedrag per maand voor hosting, back-ups en kleine wijzigingen. Geen jaarcontract, geen opzegtermijn van een kwartaal.
Een uur bellen kost je niets en levert in het slechtste geval een eerlijk advies op om het vooral niet te doen.
Liever direct mailen? Dat kan op info@cloudease.nl.
